E-Mail-Benachrichtigungen
Pantarey verschickt E-Mails, wenn eine neue Aufgabe zugewiesen wird oder ein Prozess mit einem Fehler abbricht. Welche dieser E-Mails ankommen, wird im Profil für jeden Benutzer einzeln festgelegt. So bekommt nicht jedes Mitglied einer großen Gruppe zu jeder Aufgabe eine E-Mail, und im Postfach landet nur, was wirklich gebraucht wird.
Einstellungen im Profil
Im Profil befindet sich die Karte Benachrichtigungen per E-Mail mit drei Schaltern:
| Schalter | Wann kommt die E-Mail? |
|---|---|
| Neue Aufgaben für mich | Eine Aufgabe wird dem Benutzer persönlich zugewiesen. |
| Neue Aufgaben für meine Gruppen | Eine Aufgabe wird einer Gruppe zugewiesen, in der der Benutzer Mitglied ist. Jedes Mitglied erhält eine eigene E-Mail. |
| Fehler in meinen Prozessen | Ein Prozess, für den der Benutzer oder eine seiner Gruppen verantwortlich ist, bricht mit einem Fehler ab. |
- Standard: Alle drei Schalter sind eingeschaltet. Ohne Änderung kommen die E-Mails also wie bisher.
- Speichern: Jede Änderung wird sofort gespeichert. Schlägt das Speichern fehl, erscheint eine Meldung, und der Schalter springt auf den gespeicherten Stand zurück.
- Nur für den eigenen Benutzer: Die Einstellung wirkt sich nicht auf andere Mitglieder derselben Gruppe aus.
- Getrennte Schalter für Aufgaben: „Neue Aufgaben für mich“ und „Neue Aufgaben für meine Gruppen“ wirken unabhängig voneinander. Ist nur der persönliche Schalter aus, kommen E-Mails zu Gruppenaufgaben weiter – die Karte weist dann darauf hin.
- Direkt aus der E-Mail: Jede dieser E-Mails enthält unten den Link „Benachrichtigungen ändern“. Er öffnet das Profil direkt bei der Karte.
Was beim Ausschalten passiert
Ausgeschaltet wird nur die E-Mail – die Arbeit selbst bleibt sichtbar:
- Aufgaben erscheinen weiterhin unter Offene Aufgaben und können wie gewohnt bearbeitet werden.
- Abgebrochene Prozesse bleiben im Process Explorer sichtbar und können dort fortgesetzt werden, siehe Aktionen im Process Explorer. Ist „Fehler in meinen Prozessen“ ausgeschaltet, weist die Karte darauf hin.
Fehler-E-Mail abschalten
Ist außer dem eigenen Benutzer niemand für den Prozess verantwortlich, fällt ein Abbruch nach dem Ausschalten erst beim nächsten Blick in den Process Explorer auf.
Wann E-Mails überhaupt verschickt werden
Die Schalter legen nur fest, ob eine E-Mail ankommt, die der Prozess verschicken würde. Ob er das tut, wird im Prozess Designer festgelegt:
- Neue Aufgaben: Eine E-Mail gibt es nur, wenn bei der Benutzeraufgabe „E-Mail Benachrichtigung“ angehakt ist.
- Prozessfehler: Die E-Mail geht an den Prozessverantwortlichen des Prozesses. Ist dort eine Gruppe eingetragen, erhält jedes Mitglied eine eigene E-Mail. Ist niemand eingetragen, wird keine Fehler-E-Mail verschickt.
- Nicht betroffen: E-Mails, die ein Prozess als eigenen Schritt versendet, sowie Benachrichtigungen zu externen Aufgaben.
Beispiel
Die Gruppe „Buchhaltung“ hat fünf Mitglieder. Rechnungsfreigaben werden der Gruppe zugewiesen, bearbeitet werden sie aber meist von zwei Personen. Die übrigen drei schalten „Neue Aufgaben für meine Gruppen“ aus. Sie sehen die Freigaben weiterhin in ihren offenen Aufgaben, bekommen dazu aber keine E-Mail mehr.
Häufige Fragen
Zu viele E-Mails aus Gruppenaufgaben, persönliche sollen bleiben.
„Neue Aufgaben für mich“ eingeschaltet lassen und nur „Neue Aufgaben für meine Gruppen“ ausschalten. Persönlich zugewiesene Aufgaben kommen dann weiter per E-Mail, Gruppenaufgaben stehen nur noch in der Karte.
Bei einem Abbruch sollen mehrere Personen Bescheid bekommen.
Im Prozess Designer eine Gruppe als Prozessverantwortlicher eintragen. Jedes Mitglied bekommt dann eine eigene Fehler-E-Mail und entscheidet selbst über den Schalter.
Die Karte zeigt „Benachrichtigungs-Einstellungen konnten nicht geladen werden.“
Dann fehlt möglicherweise die Berechtigung für persönliche Einstellungen. Der Administrator hilft weiter.
Nächster Schritt
Hilfe, Feedback und Neuigkeiten: geführte Touren, Support und der Dialog nach einem Update.