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Werte im Prozess verwenden

Übersicht

Mit Werten wird eine Angabe, die an vielen Stellen gebraucht wird, nur einmal gepflegt: zum Beispiel die Firmenadresse, das Zahlungsziel oder eine große HTML-Vorlage für Rechnungen. An jeder Stelle steht dann nur ein Platzhalter wie {{value:firma}}.

Es gibt zwei Arten:

  • Prozess-Werte gelten in einem Prozess und gehören zu seinem Deployment.
  • Konto-Werte gelten in allen Prozessen des Accounts. Eine Änderung gilt sofort, ohne neues Deployment.

Kurz zusammengefasst

Werte werden im Prozess Designer über ⋮ → Werte angelegt und im Prozess über einen Platzhalter verwendet:

{{value:name}}           ganzer Wert
{{value:firma.iban}}     ein Feld eines Objekts

Ändert sich ein Wert, wird er an einer Stelle angepasst. Alle Mappings, Vorlagen und Felder des Prozesses nutzen nach dem nächsten Deploy den neuen Stand.

Warum das hilfreich ist

Statt dieselbe Rechnungsvorlage in vier Aufgaben zu kopieren, steht sie einmal im Prozess. Der Prozess bleibt übersichtlich und deutlich kleiner, und eine Änderung kann nicht mehr an einer Kopie vergessen werden.

Typen

Typ Beispiel Verwendung
Text Absender-E-Mail {{value:absender}}
Zahl Zahlungsziel 14 {{value:zahlungsziel}}, auch zum Rechnen
Ja/Nein Testmodus {{value:testmodus}}
Objekt Firmenadresse mit Name, Straße, IBAN {{value:firma}} oder {{value:firma.iban}}
HTML-Vorlage Rechnungsvorlage {{value:rechnung_vorlage}} in der PDF- oder E-Mail-Vorlage

Namen bestehen aus Kleinbuchstaben, Ziffern und _ und beginnen mit einem Buchstaben, z. B. firma oder rechnung_vorlage.

Keine Passwörter in Werten

Werte sieht jeder, der Prozesse bearbeiten darf, und sie erscheinen in den Daten der Vorgänge. Passwörter, API-Keys und Tokens gehören in die Secrets; ein Wert darf einen Secret-Platzhalter enthalten, etwa in einer Konfiguration. Konto-Werte sind bis 900 KB groß; Werte anlegen darf, wer Prozesse bearbeiten darf.

Werte anlegen und verwalten

Neuen Wert anlegen

  1. Prozess Designer öffnen.
  2. Oben rechts ⋮ → Werte auswählen.
  3. Neuer Wert auswählen.
  4. Formular ausfüllen:
    • Name: Bezeichner im Platzhalter, z. B. firma.
    • Anzeigename: lesbarer Name für die Übersicht, z. B. „Firmenadresse“.
    • Typ: Text, Zahl, Ja/Nein, Objekt oder HTML-Vorlage.
    • Wert: der Inhalt. Eine HTML-Vorlage wird über HTML bearbeiten im HTML-Editor gepflegt, ein Objekt als JSON eingegeben.
  5. Anlegen auswählen.

Unter dem Namen steht der fertige Platzhalter. Über Platzhalter kopieren wird er in die Zwischenablage übernommen.

Übersicht

Die Liste hat die Reiter Dieser Prozess und Alle Prozesse und zeigt für jeden Wert den Platzhalter, den Typ und eine kurze Vorschau des Inhalts. Verwendungen nennt die Stellen in diesem Prozess und die deployten Prozesse, die den Wert nutzen; ein Klick auf eine Stelle springt im Diagramm zum Element.

Wert bearbeiten oder löschen

  • Mit dem Stift-Symbol wird ein Wert bearbeitet.
  • Mit dem Papierkorb-Symbol wird ein Wert gelöscht. Wird er noch verwendet, nennt die Rückfrage die Anzahl der Stellen.

Wird ein verwendeter Wert gelöscht oder umbenannt, lässt sich der Prozess erst wieder deployen, wenn die Platzhalter angepasst sind. Die BPMN-Validierung zeigt die betroffenen Elemente.

Werte verwenden

In Mappings (JSONata)

Ein Platzhalter kann im Mapping überall stehen, wo ein Wert gebraucht wird:

{
  "verkaeufer": {{value:firma}},
  "faellig_in_tagen": {{value:zahlungsziel}} + 7,
  "betreff": "Rechnung von {{value:firma.name}}"
}
  • Steht der Platzhalter für sich, wird der Wert mit seinem Typ eingesetzt: ein Objekt als Objekt, eine Zahl als Zahl.
  • Steht er in Anführungszeichen, wird der Wert als Text in den Text eingesetzt.

Die Prüfung und die Vorschau im JSONata-Editor rechnen mit den Werten des Prozesses.

In Vorlagen und Textfeldern

In PDF- und E-Mail-Vorlagen, Betreff, Dateiname, Vorgangskennung und anderen Textfeldern wird der Wert als Text eingesetzt, z. B.:

<p>IBAN: {{value:firma.iban}}</p>

Platzhalter der Vorlage selbst wie {{rechnungsnummer}} bleiben davon unberührt.

Bedingungen an Gateways

Auch in Bedingungen von Gateways kann ein Wert stehen, z. B. $(betrag) > {{value:freigabegrenze}}.

Eine Vorlage für mehrere Aufgaben

Oft steht dieselbe PDF-Vorlage in mehreren Aufgaben, etwa in der Vorschau des Startformulars, in „Rechnung bearbeiten“ und in „Rechnung erstellen“. So wird daraus ein Wert:

  1. ⋮ → Werte → Vorlage aus Aufgabe übernehmen auswählen.
  2. Die Aufgabe wählen. Die Liste zeigt, wie oft dieselbe Vorlage im Prozess vorkommt.
  3. Name und Anzeigename prüfen, wählen, ob der Wert für diesen Prozess oder für alle Prozesse gilt, und Anlegen auswählen.

Dabei wird nur der Wert angelegt. Die Aufgaben bleiben unverändert, bis sie den Wert selbst verwenden.

Vorlage an einer Aufgabe verwenden

An jeder Aufgabe mit PDF-Vorlage oder E-Mail-Text steht neben der Vorlage Vorlage aus Wert: Wert verwenden ▾:

  1. Wert verwenden öffnen.
  2. Die HTML-Vorlage auswählen. Hat die Aufgabe noch eine eigene Vorlage, wird vorher nachgefragt; mit Rückgängig lässt sich das zurücknehmen.

Danach zeigt der Knopf den Namen des Werts. Über Verknüpfung lösen (eigene Kopie) bekommt die Aufgabe wieder eine eigene Vorlage mit dem aktuellen Inhalt.

Vorlage weiter an der Aufgabe bearbeiten

Wird an einer verknüpften Aufgabe der PDF-Designer oder der HTML-Editor geöffnet, erscheint die Vorlage aus dem Wert. Der Knopf zum Speichern heißt dann In Wert „…“ speichern: Die Änderung gilt für alle Aufgaben, die den Wert verwenden.

Werte für alle Prozesse (Konto-Werte)

Angaben wie Firmenadresse, Bankverbindung oder Logo werden meist in vielen Prozessen gebraucht. Dafür gibt es Konto-Werte:

  1. ⋮ → Werte öffnen und den Reiter Alle Prozesse wählen.
  2. Neuer Wert auswählen und bei Gilt für die Option Alle Prozesse (Konto-Wert) wählen.
  3. Name, Typ und Wert eintragen und Anlegen auswählen.

Verwendet wird ein Konto-Wert mit demselben Platzhalter wie ein Prozess-Wert, z. B. {{value:firma.iban}}.

  • Vorrang: Hat ein Prozess einen eigenen Wert mit demselben Namen, gilt dort der Prozess-Wert. Die Liste zeigt das mit „überdeckt Konto-Wert“. Mit {{value:global:firma}} wird ausdrücklich der Konto-Wert verwendet.
  • Verwendungen: Unter Verwendungen steht, wo der Wert im geöffneten Prozess steht und welche deployten Prozesse ihn nutzen.
  • Verlauf: Jede Änderung legt die vorige Fassung ab. Über das Verlauf-Symbol wird eine frühere Fassung wiederhergestellt.
  • Löschen: Ein Konto-Wert lässt sich erst löschen, wenn ihn kein deployter Prozess mehr verwendet.
  • Umbenennen: Konto-Werte behalten ihren Namen, weil andere Prozesse ihn verwenden.

Auch „Vorlage aus Aufgabe übernehmen“ kann eine Vorlage direkt als Konto-Wert anlegen – etwa wenn Rechnung und Stornorechnung dieselbe Vorlage nutzen sollen.

Wann gilt ein geänderter Wert?

  • Prozess-Werte gehören zum Prozess. Eine Änderung wird wie jede andere Änderung im Designer gespeichert und gilt für Instanzen ab dem nächsten Deploy.
  • Konto-Werte werden sofort gespeichert und gelten ab dem nächsten Schritt jeder Instanz, auch bei laufenden Instanzen. Ein neues Deployment ist nicht nötig.
  • Ausnahme Startereignisse: Der Zeitplan eines Timer-Starts und die Felder eines Startformulars werden beim Deploy festgelegt. Ändert sich dort ein verwendeter Konto-Wert, wird der Prozess neu deployt.

Häufige Fragen

Kann ein Wert in mehreren Prozessen verwendet werden?

Ja, als Konto-Wert im Reiter Alle Prozesse. Er gilt in allen Prozessen des Accounts.

Werden Platzhalter in Formulardaten ersetzt?

Nein. Ersetzt wird nur, was im Prozess Designer steht. Tippt jemand {{value:…}} in ein Formular, bleibt der Text unverändert.

Was passiert bei einem Platzhalter ohne Wert?

Die BPMN-Validierung meldet „Wert existiert nicht“, und der Prozess kann nicht deployt werden.

Kann eine HTML-Vorlage selbst Werte enthalten?

Ja, z. B. {{value:firma.name}} in der Fußzeile. Verschachtelung ist bis zu drei Ebenen tief möglich.

Nächster Schritt

Secrets: Passwörter und Schlüssel getrennt von den Werten.