Externe Aufgaben überwachen und steuern

Im Process Explorer steht der Bereich Externe Aufgaben zur Verfügung. Dort werden alle aktiven und vergangenen externen Benutzer-Aufgaben über alle Prozessinstanzen hinweg zentral aufgelistet. So lassen sich offene Freigaben verfolgen, ausstehende Antworten anstoßen oder ganze Wellen von Aufgaben in einem Schritt nachjustieren.

So wird sichergestellt, dass keine externe Anfrage liegen bleibt und nachträgliche Änderungen am Prozess auch in bereits laufende Aufgaben einfließen können.

Warum das hilfreich ist

Externe Aufgaben werden oft per E-Mail an Personen außerhalb von Pantarey verschickt. Ohne zentrale Übersicht fehlt die Kontrolle darüber, was offen ist, was bereits zugestellt wurde und wo nachgefasst werden muss. Der Bereich „Externe Aufgaben" schließt diese Lücke.

Worum geht es?

Eine Externe Aufgabe ist eine Aufgabe, die im BPMN-Prozess als externer User Task modelliert wurde. Der Empfänger erhält einen Link auf eine öffentliche Pantarey-Seite und kann dort z. B. eine Freigabe erteilen oder ein Dokument prüfen — ohne eigenen Pantarey-Account.

Die Übersicht „Externe Aufgaben" zeigt für jeden dieser Aufgaben-Tickets:

Status — offen, abgeschlossen, abgebrochen oder abgelaufen
Empfänger — die E-Mail-Adresse, an die die Aufgabe gesendet wurde
Aufgabe — der Anzeigename aus dem BPMN
Vorgangskennung — der zugehörige Business-Label-Wert
Zeitstempel — Erstellung und Ablaufdatum
Erinnerungen — Anzahl bereits versandter Erinnerungen

Filter und Suche

Über die Filterleiste lassen sich die Einträge eingrenzen:

Status — z. B. nur offene Aufgaben anzeigen
Activity — alle Aufgaben einer bestimmten BPMN-Activity (z. B. nur „Freigabe Lieferant")
Empfänger — Volltextsuche über die E-Mail-Adresse

Die Filter können kombiniert werden. Mit Reset werden alle Filter zurückgesetzt, mit Aktualisieren wird die Liste neu geladen.

Detailansicht einer Aufgabe

Über das Detail-Symbol einer Zeile öffnet sich ein Dialog mit allen technischen Informationen zu dieser Aufgabe:

Identifikation — Token, Activity-ID, BPMN-ID
Empfänger und Versandweg
Öffentliche Seite — kopierbarer Link und Direkt-Öffnen-Button
Zeitstempel — Erstellung, Ablauf, ggf. Abschluss
Erinnerungen — Liste der versandten Reminder
Prozess-Bezug — Sprung zur zugehörigen Prozessinstanz

So lässt sich im Zweifel nachvollziehen, wann welche Nachricht an wen gegangen ist.

Einzelaktionen

In der Aktionsspalte stehen je nach Aufgabenstatus mehrere Aktionen zur Verfügung:

Prozessinstanz öffnen

Springt direkt zur zugehörigen Prozessinstanz im Process Explorer. Hilfreich, um den Gesamtkontext der Aufgabe zu sehen.

Öffentlichen Link kopieren / Öffentliche Seite öffnen

Der Empfänger-Link kann in die Zwischenablage kopiert oder direkt in einem neuen Tab geöffnet werden. So lässt sich z. B. prüfen, was der Empfänger gerade sieht, oder der Link nochmal manuell verteilt werden.

Erneut versenden

Versendet die Benachrichtigung an den ursprünglichen Empfänger noch einmal. Verfügbar für offene Aufgaben. Anwendungsfälle:

Die ursprüngliche E-Mail ist im Spam-Ordner gelandet.
Der Empfänger hat den Link verloren und meldet sich.
Es soll an die offene Aufgabe erinnert werden.

Beim erneuten Versand wird derselbe öffentliche Link verwendet — die laufende Aufgabe wird also nicht ersetzt, sondern lediglich die Benachrichtigung wiederholt.

Vorlagen aus aktuellem BPMN übernehmen

Falls der Prozess im Designer angepasst wurde (z. B. die Aufgaben- oder Erfolgs-Seite überarbeitet wurde, ein Aktions-Button hinzugekommen ist oder die E-Mail-Vorlage geändert wurde), kann die laufende externe Aufgabe nachträglich auf den aktuellen Stand gebracht werden.

So funktioniert es:

Aus dem aktuell deployten BPMN werden Aufgaben-, Erfolgs-, Bereits-erledigt-, Abgelaufen- und Abgebrochen-Seite, die Aktionen sowie die E-Mail-Vorlage gezogen.
Die öffentliche Seite des Empfängers wird neu gerendert und im Hintergrund ausgetauscht.
Es wird KEINE neue Benachrichtigung versendet.

Das bedeutet: Der Empfänger merkt nichts, sieht aber beim nächsten Aufruf des Links die aktualisierte Version.

Voraussetzung

Die Änderung muss zuvor als neue Prozessversion deployt worden sein. Reine Arbeitsversionen im Designer reichen nicht aus — gezogen wird immer die aktuell produktive Version.

Aufgabe abbrechen

Bricht die externe Aufgabe ab. Wichtig: Damit wird auch die zugehörige Prozessinstanz gestoppt. Der Empfänger sieht beim nächsten Aufruf des Links die „Abgebrochen"-Seite und kann nicht mehr antworten.

Diese Aktion eignet sich, wenn:

Die Aufgabe nicht mehr relevant ist (z. B. Kunde hat per Telefon abgesagt).
Versehentlich an die falsche Adresse versendet wurde.
Ein Prozess komplett neu aufgesetzt werden soll.

Sammelaktionen (Bulk)

Alle Einzelaktionen, die für offene Aufgaben gelten, lassen sich auch für mehrere Aufgaben gleichzeitig ausführen.

So wird ausgewählt

Über die Checkbox am Zeilenanfang werden einzelne Aufgaben markiert. Mit der Auswahl-Checkbox im Tabellenkopf lassen sich alle in der aktuellen Ansicht auswählbaren Aufgaben auf einmal markieren — also alle, die im jeweiligen Zustand für die Bulk-Aktion geeignet sind. Sobald eine Auswahl existiert, erscheint die Aktionsleiste mit den Buttons:

Erneut versenden für alle ausgewählten offenen Aufgaben.
Vorlagen synchronisieren für alle ausgewählten offenen Aufgaben.
Abbrechen für alle ausgewählten offenen Aufgaben.

Verhalten während der Verarbeitung

Bei größeren Mengen läuft die Verarbeitung sequentiell, eine Aufgabe nach der anderen. Das schont das System und vermeidet, dass z. B. der eigene Mailserver durch parallele Versuche überlastet wird.

Während der Verarbeitung wird eine Fortschrittsanzeige über dem Bildschirm eingeblendet:

Aktueller Stand (z. B. „17 von 42 verarbeitet")
Anzahl der fehlgeschlagenen Vorgänge
Anhalten-Button — die Verarbeitung wird nach der aktuellen Aufgabe gestoppt; bereits erledigte bleiben erledigt.

Nach Abschluss erscheint eine Zusammenfassung:

Alle erfolgreich: „X Aufgaben erfolgreich verarbeitet."
Teilweise erfolgreich: „X erfolgreich, Y fehlgeschlagen."
Angehalten: „X erledigt, Y fehlgeschlagen, Z übersprungen."

Bitte das Fenster nicht schließen

Während der Bulk-Verarbeitung sollte das Browser-Fenster geöffnet bleiben. Ein vorzeitiges Schließen entspricht einem Anhalten — bereits gestartete Aufgaben werden zu Ende geführt, die noch ausstehenden werden nicht mehr verarbeitet.

Typische Anwendungsfälle

Situation	Empfohlene Aktion
Ein Empfänger meldet sich, weil er die E-Mail nicht findet.	Einzeln: Erneut versenden.
Mehrere Empfänger haben noch nicht reagiert, nach einer Woche soll erinnert werden.	Bulk: Filter auf Status „Offen", auswählen, Erneut versenden.
Eine Tippfehler-Korrektur in der Aufgaben-Seite (z. B. falscher Ansprechpartner) soll auch für laufende Aufgaben gelten.	BPMN deployen, dann Bulk: Vorlagen synchronisieren.
Ein Kunde hat telefonisch abgesagt.	Einzeln: Aufgabe abbrechen.
Ein ganzer Versand soll wegen falscher Anlage gestoppt werden.	Bulk: Filter auf Activity, auswählen, Abbrechen.

Hinweise

Die Aktionen sind nur für berechtigte Benutzer sichtbar. Welche Rechte erforderlich sind, hängt von der Rollenkonfiguration des Mandanten ab.
Abbrechen einer externen Aufgabe stoppt immer auch die zugehörige Prozessinstanz — es gibt keinen „nur Aufgabe abbrechen, Prozess weiterlaufen lassen"-Pfad.
Beim Synchronisieren der Vorlagen wird keine Benachrichtigung versendet — der Empfänger merkt die Änderung erst beim nächsten Aufruf der öffentlichen Seite.
Bereits abgelaufene (EXPIRED) oder abgeschlossene (COMPLETED) Aufgaben können nicht erneut versendet, abgebrochen oder synchronisiert werden — sie sind Bestandteil der Historie.