Offene Aufgaben

Die Kachel „Offene Aufgaben" zeigt alle Aufgaben, die dem angemeldeten Benutzer persönlich oder über eine Gruppenzugehörigkeit zugewiesen wurden. Jede Aufgabe wurde durch einen laufenden Prozess erzeugt und gezielt zugewiesen – z. B. eine Genehmigung, eine Prüfung oder eine Dateneingabe. So lassen sich wiederkehrende Arbeitsschritte wie Freigaben, Rechnungsprüfungen oder Urlaubsgenehmigungen direkt vom Dashboard aus erledigen.

Was wird hier angezeigt?

Aufgabenliste: Alle offenen Aufgaben, gruppiert nach dem jeweiligen Prozessschritt (z. B. „Antrag prüfen" oder „Rechnung freigeben").
Anzahl: In der Kopfzeile wird die Gesamtzahl der eigenen offenen Aufgaben angezeigt.
Suchfeld: Über die Suche kann gezielt nach einer bestimmten Aufgabe gesucht werden.
Neue Aufgaben: Frisch eingetroffene Aufgaben werden kurz hervorgehoben, damit nichts übersehen wird.
Filterleiste: Über die Schaltflächen oberhalb der Liste kann nach bestimmten Aufgabentypen gefiltert werden.

Einzelne Aufgabe bearbeiten

Ein Klick auf eine Aufgabe öffnet das zugehörige Formular. Dort werden die relevanten Daten angezeigt – z. B. der Name des Antragstellers, die gewünschten Urlaubstage oder der Rechnungsbetrag. Nach der Prüfung wird die Aufgabe über eine Schaltfläche abgeschlossen.

Aktionen

Falls im Prozess mehrere Aktionen definiert wurden, stehen diese als Schaltflächen unterhalb des Formulars zur Verfügung. Typische Aktionen sind:

Genehmigen – Der Vorgang wird positiv weitergeführt.
Ablehnen – Der Vorgang wird abgelehnt und entsprechend weitergeleitet.
Zurück an Antragsteller – Der Vorgang geht zur Überarbeitung zurück.

Welche Aktionen verfügbar sind, wird im Prozessdesigner festgelegt und kann pro Aufgabe unterschiedlich sein. Gibt es keine speziellen Aktionen, steht eine einfache „Erledigt"-Schaltfläche zur Verfügung.

Sammelbearbeitung (Stapelverarbeitung)

Wenn mehrere gleichartige Aufgaben vorliegen – z. B. zehn Urlaubsanträge oder zwanzig Rechnungsfreigaben – kann die Stapelverarbeitung genutzt werden. Statt jede Aufgabe einzeln zu öffnen, werden alle Formulare untereinander dargestellt und können in einem Durchgang bearbeitet werden.

So funktioniert die Sammelbearbeitung

Aufgabengruppe auswählen: In der Aufgabenliste wird eine Gruppe gleichartiger Aufgaben angezeigt (z. B. „Urlaubsantrag genehmigen – 12 Aufgaben"). Ein Klick öffnet die Sammelansicht.
Formulare prüfen: Alle Aufgaben werden untereinander mit ihren Formularen dargestellt. Jedes Formular kann individuell ausgefüllt werden.
Aktion pro Aufgabe wählen: Neben jedem Formular befindet sich ein Dropdown-Menü, über das die gewünschte Aktion ausgewählt wird.
Alle abschließen: Über die Schaltfläche „Alle abschließen" werden sämtliche Aufgaben mit der jeweils gewählten Aktion abgeschlossen.

Aktionsauswahl pro Aufgabe

Jede Aufgabe in der Sammelansicht verfügt über ein eigenes Dropdown-Menü für die Aktionsauswahl:

Ohne benutzerdefinierte Aktionen: Das Dropdown enthält die Optionen „Erledigt" und „Überspringen".
Mit benutzerdefinierten Aktionen: Das Dropdown enthält alle im Prozess definierten Aktionen (z. B. „Genehmigen", „Ablehnen") sowie die Option „Überspringen".

Die erste verfügbare Aktion ist automatisch vorausgewählt. So können bei gleichartigen Entscheidungen alle Aufgaben direkt mit einem Klick auf „Alle abschließen" erledigt werden – ohne jedes Dropdown einzeln ändern zu müssen.

Aufgaben überspringen

Wird für eine Aufgabe die Option „Überspringen" gewählt, wird diese beim Abschließen ignoriert:

Das Formular wird ausgegraut dargestellt.
Die Aufgabe bleibt offen und kann später einzeln oder erneut in der Sammelbearbeitung abgeschlossen werden.
Übersprungene Aufgaben haben keinen Einfluss auf die übrigen Aufgaben.

Beispiel: Von 15 Urlaubsanträgen sollen 13 sofort genehmigt werden. Zwei Anträge erfordern Rücksprache. Die beiden fraglichen Anträge werden auf „Überspringen" gesetzt, die restlichen 13 auf „Genehmigen". Nach Klick auf „Alle abschließen" werden die 13 Anträge genehmigt. Die zwei übersprungenen verbleiben in der Aufgabenliste.

Aktion auf alle anwenden

Wenn alle Aufgaben in der Sammelansicht die gleiche Aktion erhalten sollen, steht oberhalb der Liste rechts die Schaltfläche „Auf alle anwenden“ zur Verfügung. Ein Klick öffnet ein Menü mit allen verfügbaren Aktionen – je nach Auswahl wird der Wert für sämtliche Einträge gleichzeitig übernommen (z. B. „‚Genehmigen‘ auf alle anwenden“).

Es wird dabei noch nichts abgeschickt. Die gewählte Aktion wird lediglich in jedem Dropdown voreingestellt.
Einzelne Einträge können danach weiterhin individuell angepasst werden.
Erst ein Klick auf „Alle abschließen“ führt die Aktionen tatsächlich aus.

Wenn „Auf alle anwenden“ nicht angeboten wird

Stammen die Aufgaben aus unterschiedlichen Versionen eines Prozesses, können sich ihre möglichen Aktionen unterscheiden. In diesem Fall erscheint statt des Buttons der Hinweis „Bitte einzeln bearbeiten“. Die Sammelbearbeitung selbst bleibt nutzbar – nur die gemeinsame Aktion für alle wird dann nicht angeboten, damit keine nicht-passende Aktion ausgewählt werden kann.

Beispiel

Eine Führungskraft hat 20 offene Aufgaben vom Typ „Bestellung freigeben". Über die Sammelbearbeitung werden alle Bestellformulare untereinander angezeigt. Bei 18 Bestellungen wird „Genehmigen" ausgewählt, bei zwei Bestellungen „Ablehnen". Mit einem Klick auf „Alle abschließen" werden alle 20 Aufgaben gleichzeitig erledigt – inklusive der jeweiligen Aktion.

Tipps

Sammelbearbeitung nutzen: Gerade bei Freigaben oder Genehmigungen spart die Stapelverarbeitung erheblich Zeit.
Auf alle anwenden: Wenn fast alle Aufgaben die gleiche Entscheidung bekommen sollen, zuerst „Auf alle anwenden“ nutzen und anschließend nur die Ausnahmen anpassen.
Standardaktion beibehalten: Da die häufigste Aktion automatisch vorausgewählt ist, müssen nur Ausnahmefälle angepasst werden.
Überspringen statt aufschieben: Aufgaben, bei denen noch Rückfragen nötig sind, einfach überspringen – sie bleiben in der Aufgabenliste erhalten.
Suchfeld nutzen: Über die Suche können Aufgaben nach bestimmten Begriffen (z. B. Name eines Antragstellers) schnell gefunden werden.