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Abschlags- und Schlussrechnungen, Skonto in E-Rechnungen

Größere Aufträge werden oft in Teilen abgerechnet: Während der Arbeiten werden Abschlagsrechnungen gestellt, am Ende folgt die Schlussrechnung über die gesamte Leistung, von der die Abschläge abgezogen werden. Pantarey rechnet diese Abzüge aus, zeigt sie auf der Rechnung und schreibt sie so in die E-Rechnung, wie es der Standard EN 16931 vorsieht. Zusätzlich kann an jeder Rechnung ein Skonto angegeben werden.

Rechnungsarten

Die Rechnungsart wird an der Rechnung im Feld „Dokumenttyp" (app_invoice_type) gewählt:

Wert Anzeige Typcode in der E-Rechnung Verwendung
invoice Rechnung 380 normale Rechnung (Vorgabe)
partial Abschlagsrechnung 326 Abschlag außerhalb des Baus, z. B. Anzahlung nach Vereinbarung
partial_construction Abschlagsrechnung (Bau) 875 Abschlag nach Baufortschritt
partial_final_construction Teilschlussrechnung (Bau) 876 abschließende Abrechnung eines abgenommenen Bauabschnitts
final_construction Schlussrechnung (Bau) 877 abschließende Abrechnung der gesamten Bauleistung

Storno und Gutschrift bleiben unverändert (Typcode 384 bzw. 381).

  • Die Rechnungsarten sind ab Version 1.7.0 der Vorlage „Rechnungen (Datenstrukturen)" enthalten.
  • Beim Aktualisieren der Vorlage kommen neue Felder hinzu, bestehende Felder werden aber nicht geändert. Bei einer bestehenden Installation müssen die vier neuen Werte deshalb im Daten-Designer am Feld „Dokumenttyp" von Hand ergänzt werden (Wert und Anzeige wie in der Tabelle).

Abschlagsrechnungen abziehen

Im Feld „Abschlagsrechnungen (abziehen)" (app_partial_invoices) werden die bereits gestellten Abschlagsrechnungen ausgewählt, die von dieser Rechnung abgezogen werden – typischerweise in der Teilschluss- oder Schlussrechnung. Die neuesten Rechnungen stehen in der Auswahl oben.

Die Rechnung selbst enthält die gesamte Leistung. Beim Erstellen wird dann gerechnet:

  1. Gesamtleistung netto, Umsatzsteuer und brutto aus den Positionen – wie bei jeder Rechnung.
  2. Für jede ausgewählte Abschlagsrechnung: Netto, Umsatzsteuer und Brutto, die sie selbst berechnet hat.
  3. Noch zu zahlen = Gesamtleistung brutto minus Summe der Abschlagsrechnungen brutto.

Beispiel:

Netto USt. 19 % Brutto
Gesamtleistung 40.000,00 € 7.600,00 € 47.600,00 €
1. Abschlagsrechnung 10.000,00 € 1.900,00 € 11.900,00 €
2. Abschlagsrechnung 15.000,00 € 2.850,00 € 17.850,00 €
Noch zu zahlen 17.850,00 €

Hinweise zur Auswahl:

  • Rechnet eine Abschlagsrechnung selbst schon frühere Abschläge ab (kumulierte Abschläge), zählt sie nur mit dem Betrag, den sie zusätzlich berechnet hat. In der Schlussrechnung werden einfach alle Abschlagsrechnungen ausgewählt.
  • Abgezogen wird der Betrag, den die ausgewählten Abschlagsrechnungen berechnet haben. Das Umsatzsteuergesetz spricht dabei von bereits vereinnahmten Beträgen. Wie mit einer noch nicht bezahlten Abschlagsrechnung umgegangen wird – etwa stornieren und den Betrag in der Schlussrechnung voll berechnen –, entscheidet das Unternehmen, im Zweifel mit der steuerlichen Beratung.
  • Die Abschlagsrechnungen müssen im Formular ausgewählt oder vorher aus dem Datenspeicher gelesen werden. Wird nur eine ID übergeben, bricht die Berechnung mit einem Hinweis ab.
  • Bei einer Stornorechnung werden die Abzüge der ursprünglichen Rechnung übernommen und mit umgekehrtem Vorzeichen ausgewiesen.

Skonto

Mit „Skonto (%)" (app_skonto_percent) und „Skontofrist (Tage)" (app_skonto_days) wird ein Skonto angeboten, z. B. 2 % bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen. Daraus werden berechnet:

Feld Inhalt
app_skonto_date letzter Tag für den Abzug (Rechnungsdatum plus Skontofrist)
app_skonto_amount Skontobetrag in Euro
app_amount_due_skonto zu zahlender Betrag bei Abzug
  • Das Skonto bezieht sich auf den Betrag, der noch zu zahlen ist – bei einer Schlussrechnung also auf den Betrag nach Abzug der Abschlagsrechnungen.
  • Bei Stornorechnungen, Gutschriften und Rechnungen ohne offenen Betrag wird kein Skonto berechnet.
  • Ist kein Skonto eingetragen, bleiben die Felder leer.

Was in der E-Rechnung steht

Angabe Inhalt
Rechnungstyp (BT-3) Typcode laut Rechnungsarten
Gesamtbetrag (BT-112) Gesamtleistung brutto
Vorauszahlungen (BT-113) Summe der abgezogenen Abschlagsrechnungen brutto
Zahlbetrag (BT-115) Noch zu zahlen
Rechnungshinweis (BT-22) Aufstellung aller Abschlagsrechnungen mit Nummer, Datum, Netto, Umsatzsteuer und Brutto
Vorausgegangene Rechnung (BT-25, BT-26) Nummer und Datum der letzten abgezogenen Abschlagsrechnung
Zahlungsbedingungen (BT-20) Skonto in der maschinenlesbaren Form #SKONTO#TAGE=10#PROZENT=2.00#
  • Die Steueraufschlüsselung bezieht sich auf die gesamte Leistung. So verlangt es das Umsatzsteuergesetz für Schlussrechnungen (§ 14 Abs. 5 UStG): Gesamtentgelt und Steuer ausweisen, davon die Abschläge mit ihrer Steuer absetzen.
  • Die E-Rechnung kann nur eine vorausgegangene Rechnung als Verweis aufnehmen. Alle Abschlagsrechnungen stehen deshalb zusätzlich im Rechnungshinweis.
  • Werden Abschlagsrechnungen abgezogen, enthält die Skonto-Angabe zusätzlich den Betrag, auf den sich das Skonto bezieht (BASISBETRAG).

PDF-Vorlage anpassen

Die HTML-Vorlage des Service Tasks wird nicht automatisch angepasst. Der folgende Baustein zeigt die Abzüge als eigene Tabelle unter den Summen, danach den Betrag, der noch zu zahlen ist, und den Skonto-Satz:

{{#if app_has_prepayments}}
<h3>Abzüglich bereits berechneter Abschlagsrechnungen</h3>
<table class="abzuege">
  <tr><th>Rechnung</th><th>vom</th><th>Netto</th><th>USt.</th><th>Brutto</th></tr>
  {{#each app_prepayments}}
  <tr>
    <td>{{app_invoice_no}}</td>
    <td>{{toGermanDate app_invoice_date}}</td>
    <td>{{currency_eur app_net}}</td>
    <td>{{currency_eur app_vat}}</td>
    <td>{{currency_eur app_gross}}</td>
  </tr>
  {{/each}}
  <tr>
    <td colspan="2">Summe Abschlagsrechnungen</td>
    <td>{{currency_eur app_prepaid_net}}</td>
    <td>{{currency_eur app_prepaid_vat}}</td>
    <td>{{currency_eur app_prepaid_total}}</td>
  </tr>
</table>
<p><strong>Noch zu zahlen: {{currency_eur app_amount_due}}</strong></p>
{{/if}}

{{#if app_skonto_amount}}
<p>
  Bei Zahlung bis zum {{toGermanDate app_skonto_date}} {{numberFormat app_skonto_percent}} % Skonto
  ({{currency_eur app_skonto_amount}}), zu zahlen sind dann {{currency_eur app_amount_due_skonto}}.
  Ohne Abzug zahlbar bis zum {{toGermanDate app_due_date}}.
</p>
{{/if}}

Erläuterung:

  • app_has_prepayments ist true, sobald mindestens eine Abschlagsrechnung abgezogen wird. Ohne Abzüge bleibt die Rechnung unverändert.
  • app_amount_due ist der Betrag, der noch zu zahlen ist. Er gehört auch in den QR-Code für die Überweisung, z. B. (toFixed app_amount_due 2) statt app_gross_total.
  • Den Betreff je Rechnungsart, etwa „Schlussrechnung" statt „Rechnung", setzt die Vorlage mit ifEquals app_invoice_type "final_construction".
  • Alle verfügbaren Helper sind in der Handlebars-Helper-Referenz beschrieben.

Hinweise