E-Mail-Vorlage
Wird ein Benutzer angelegt, bekommt er eine Einladungs-E-Mail mit Anmeldeadresse und vorläufigem Passwort. Betreff und Inhalt dieser E-Mail legt ein Administrator unter Benutzer → E-Mail-Vorlage fest; die Seite heißt Einladungs-E-Mail-Template. Die Vorlage gilt für das ganze Konto und nur für die Einladung: Alle anderen E-Mails von Pantarey, auch die bei Passwort zurücksetzen, haben feste Texte.
Die Felder
- Betreff: Pflicht, eine Zeile. Standard ist „Willkommen bei Pantarey 🎉“.
- Inhalt (HTML): Pflicht, der Text der E-Mail als HTML in einem Editor mit Zeilennummern und Hervorhebung. Die Standardvorlage ist eine fertige HTML-Mail mit Logo-Leiste, Anmeldelink und Zugangsdaten; sie lässt sich Stück für Stück anpassen oder ganz ersetzen.
Sobald etwas geändert ist, zeigt die Seite das Badge Nicht gespeichert, bis Speichern geklickt wurde.
Platzhalter
Platzhalter stehen in doppelten geschweiften Klammern und werden beim Versand durch die Werte des neuen Benutzers ersetzt:
| Platzhalter | Wert | |
|---|---|---|
{{login_url}} |
Anmeldeadresse des Kontos, https://<konto>.pantarey.io |
Pflicht |
{{password}} |
das vorläufige Passwort | Pflicht |
{{email}} |
E-Mail-Adresse des neuen Benutzers, zugleich sein Anmeldename | Pflicht |
{{given_name}} |
Vorname | optional |
{{family_name}} |
Nachname | optional |
Fehlt ein Pflicht-Platzhalter, lässt sich die Vorlage nicht speichern: „Folgende Pflichtfelder fehlen im Template: …“. Ohne {{password}} käme die Person nie an ihr Passwort.
Die Knöpfe
- Speichern prüft die Pflicht-Platzhalter und übernimmt Betreff und Inhalt: „Einladungstemplate erfolgreich gespeichert.“ Ab der nächsten Einladung gilt die neue Vorlage; bereits verschickte E-Mails ändern sich nicht.
- Test-E-Mail senden schickt die gespeicherte Vorlage an die E-Mail-Adresse des angemeldeten Administrators, mit Beispielname und Beispielpasswort an Stelle der Platzhalter: „Test-E-Mail wurde gesendet.“ Eine Vorschau in der Seite gibt es nicht; der Test ist der Weg, das Ergebnis in Outlook, Gmail oder dem Smartphone zu sehen.
- Auf Standard zurücksetzen verwirft die eigene Vorlage sofort und ohne Rückfrage; danach gilt wieder die Standardvorlage: „Einladungstemplate wurde auf Standard zurückgesetzt.“ Wer eine eigene Vorlage behalten will, kopiert den HTML-Inhalt vorher heraus.
Absender und Geltung
- Absender ist immer
willkommen@pantarey.io; er lässt sich nicht ändern. Empfänger sollten die Adresse kennen, damit die Einladung nicht im Spam landet. - Die Vorlage wird nur bei Benutzer anlegen verwendet. Passwort zurücksetzen unter Benutzer verwalten verschickt eine E-Mail mit festem Text, ebenso Aufgaben-Benachrichtigungen, Fehlermeldungen und die Mail bei Passwort vergessen.
- Die Vorlage ist einsprachig. Die Standardvorlage ist deutsch; für ein englischsprachiges Team wird der Text in der Vorlage übersetzt.
Tipps für eine eigene Vorlage
- Logo und Firmenname einbauen, damit die Einladung als interne E-Mail erkannt wird. Bilder als vollständige
https://-Adresse einbinden, nicht als Anhang. - Einen Ansprechpartner mit Telefon oder E-Mail nennen, an den sich die Person bei Fragen zur Anmeldung wendet.
- Den Anmeldelink
{{login_url}}als Knopf oder deutlich sichtbaren Link setzen und die Zugangsdaten{{email}}und{{password}}in eine eigene Zeile stellen. - Den Hinweis aufnehmen, dass das vorläufige Passwort bei der ersten Anmeldung durch ein eigenes ersetzt wird und begrenzt gültig ist.
- Nach jeder Änderung Speichern und Test-E-Mail senden; HTML-Mails sehen in Outlook anders aus als im Browser.
Beispiel
Die Musterfirma GmbH, IT-Dienstleister in Augsburg, setzt ihr Logo in die Kopfzeile, ändert den Betreff auf „Dein Zugang zu Pantarey bei der Musterfirma“ und schreibt unter die Zugangsdaten: „Bei Fragen hilft die IT unter Durchwahl 120.“ Der IT-Leiter speichert, schickt sich die Test-E-Mail, prüft sie auf dem Smartphone und legt danach die neue Kollegin an. Als Monate später eine Änderung schiefgeht, holt Auf Standard zurücksetzen die Pantarey-Vorlage zurück, und das Logo wird neu eingesetzt.
Häufige Fragen
Die Test-E-Mail kommt nicht an.
Sie geht an die Adresse des angemeldeten Administrators, nicht an eine frei wählbare. Spam-Ordner prüfen und die Absenderadresse willkommen@pantarey.io im Mailsystem freigeben. Kommt sie dann an, kommen auch Einladungen an.
Kann der Absendername oder eine Antwortadresse gesetzt werden?
Nicht auf dieser Seite; Absender ist fest willkommen@pantarey.io. Ein Ansprechpartner gehört deshalb in den Text der Vorlage.
Gilt die Vorlage auch für Passwort zurücksetzen?
Nein. Diese E-Mail und alle anderen System-E-Mails haben feste Texte. Die Vorlage betrifft ausschließlich die Einladung beim Anlegen eines Benutzers.
Lässt sich eine Vorlage je Sprache hinterlegen?
Nein, es gibt eine Vorlage je Konto. Gemischte Teams schreiben den Text zweisprachig in dieselbe Vorlage.
Nächster Schritt
Zähler: fortlaufende Nummern für Rechnungen und Aufträge ansehen, setzen und löschen.