Prozessdokumentation erzeugen

Wer einen Prozess erklären muss, ohne das Diagramm zu zeigen, lässt Pantarey die Dokumentation schreiben. In der Übersicht des Process Explorers steht an jedem Prozess der Knopf Doku. Er öffnet den Dialog Dokumentation für … und erzeugt aus dem bereitgestellten Prozess eine Beschreibung in Worten, in wenigen Sekunden.

Die erzeugte Dokumentation: Ziel, Rollen, Ablauf und Sonderfälle aus dem Prozess abgeleitet.

Was die Dokumentation enthält

• Prozessziel: wozu der Prozess da ist, in zwei, drei Sätzen.
• Beteiligte Rollen: wer startet, wer entscheidet, was das System automatisch erledigt, abgeleitet aus Starts, Benutzeraufgaben und Service Tasks.
• Hauptablauf: die Schritte in der Reihenfolge des Diagramms, mit den Verzweigungen und ihren Bedingungen.
• Ausnahmen / Sonderfälle: was bei Ablehnung, Fehlern oder Zeitüberschreitung passiert, als Tabelle „Situation“ und „Verhalten im Prozess“.

PDF herunterladen erzeugt die Dokumentation als Datei, etwa für ein Qualitätshandbuch, eine Schulung oder eine Abstimmung mit der Fachabteilung. Schließen verwirft die Anzeige; beim nächsten Klick auf Doku wird die Dokumentation neu erzeugt, dann mit dem aktuellen Stand des Prozesses.

Woher die Texte kommen

Die Dokumentation entsteht mit KI aus dem Prozess selbst: aus den Namen der Schritte, der Beschreibung des Prozesses, den Bedingungen an Verzweigungen, den Formularen und den Einstellungen der Service Tasks. Je sprechender die Namen und je gepflegter die Beschreibung im Prozess Designer, desto besser liest sich die Dokumentation. Ein Schritt „Task_1“ wird zu einem schwachen Satz, „Rechnung freigeben“ zu einem guten.

Häufige Fragen

Die Dokumentation beschreibt einen Schritt falsch.

Dann ist meist der Name oder die Beschreibung des Schritts im Prozess Designer unklar. Umbenennen, die Beschreibung des Prozesses ergänzen, neu bereitstellen und Doku erneut anklicken.

Gilt die Dokumentation für die Arbeitsversion oder die bereitgestellte Version?

Für die bereitgestellte Version, also das, was gerade läuft.

Lässt sich der Text bearbeiten?

Im Dialog nicht. Das PDF kann in einem anderen Programm weiterbearbeitet werden; nachhaltiger ist es, die Namen und Beschreibungen im Prozess zu verbessern.

Nächster Schritt

Zurück zum Überblick oder weiter zu Externe Aufgaben überwachen und steuern.