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Webhooks in Pantarey verwenden

Externe Ereignisse können Prozesse in Pantarey automatisch starten.
Dies ermöglicht eine direkte Verbindung zwischen Formularen, Online-Systemen oder externen Diensten und internen Abläufen.
Nutzen: Daten aus Webformularen oder Dritt-Systemen werden ohne manuellen Aufwand strukturiert in Prozesse überführt.

Grundlagen

Ein Webhook löst einen Prozess durch eine eingehende HTTP-Nachricht aus. In Pantarey wird hierfür ein Message Start Event verwendet.
Ein Message Start Event ist ein Startelement, das eine externe Nachricht erwartet und den Prozesslauf automatisch initiiert.

Typische Auslöser:

  • Formulareingaben aus einem Webformular
  • Ereignisse aus externen Systemen
  • Automatische Benachrichtigungen anderer Plattformen

Einrichtung im Prozessmodell

  1. Im BPMN-Modell ein Start Event platzieren.
  2. Das Ereignis in ein Message Start Event umwandeln.
  3. Im Eigenschaftenbereich den Starttyp Webhook auswählen.
  4. Nach Auswahl des Typs wird automatisch eine Webhook-URL generiert.
  5. Die URL wird angezeigt und kann kopiert oder testweise ausgelöst werden.

Solange das Modell gespeichert und verwendet wird, bleibt die URL stabil.

Webhook-URL prüfen und testen

In der URL-Anzeige stehen folgende Optionen bereit:

  • Kopieren: Die URL wird in die Zwischenablage übernommen.
  • Testen: Ein Testaufruf wird ausgeführt und der Prozess gestartet.

Das Testen ermöglicht eine schnelle Überprüfung, ob das Ereignis korrekt konfiguriert wurde.

Beispiel: Webhook mit forms.app verbinden

Dieses Beispiel zeigt, wie Eingaben eines Online-Formulars automatisch in Pantarey verarbeitet werden.

Formular vorbereiten

  1. In forms.app ein Formular erstellen (z. B. Kontakt-, Support- oder Bewerbungsformular).
  2. Gewünschte Felder hinzufügen und speichern.

Webhook in forms.app konfigurieren

  1. Im Formular die Einstellungen oder Integrationen öffnen.
  2. Die Option Webhook / HTTP Request / Custom Webhook auswählen.
  3. Die Pantarey-Webhook-URL eintragen.
  4. Falls erforderlich, folgende Parameter wählen:
  5. Methode: POST
  6. Format: JSON
  7. Änderungen speichern.

Sobald das Formular abgeschickt wird, wird die Nachricht automatisch an Pantarey übertragen.

Verarbeitung prüfen

  1. Formular absenden.
  2. In Pantarey den Explorer oder die Prozesslauf-Ansicht öffnen.
  3. Ein neuer Prozesslauf sollte sichtbar sein.

Datennutzung im Prozess

Die empfangenen Daten werden als JSON an den Prozess übergeben.
Diese Werte können in späteren Aufgaben, Formularen oder Service-Schritten referenziert und weiterverarbeitet werden.
Die konkrete Nutzung hängt vom individuellen Prozessdesign ab.

Mögliche Anwendungsfälle

  • Kontaktanfragen werden automatisch verarbeitet.
  • Supportfälle werden strukturiert erfasst.
  • Leads aus Webseitenformularen fließen direkt in Vertriebsprozesse.
  • Bewerbungsformulare erzeugen automatisch neue Vorgänge.

Fehlerbehebung

Es wird kein Prozess gestartet

  • Prüfen, ob ein Message Start Event mit Starttyp „Webhook“ verwendet wird.
  • Sicherstellen, dass die URL korrekt in forms.app eingetragen wurde.
  • Das Modell muss gespeichert und aktiv sein.
  • Testfunktion der URL verwenden.

Daten fehlen im Prozess

  • Prüfen, welche Daten von forms.app gesendet werden.
  • Sicherstellen, dass die JSON-Struktur korrekt ist.
  • Zugriff auf die Felder im Prozessmodell prüfen.