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Kurzanleitung – DSGVO-konformer Dokumentenversand mit TeamBeam

🧭 Kurzanleitung: DSGVO-konformer Dokumentenversand mit TeamBeam

Überblick

Diese Kurzanleitung zeigt, wie Dokumente und Dateien sicher und DSGVO‑konform mit TeamBeam direkt aus Pantarey versenden können.
Es wird erklärt, warum das wichtig ist, wie den Versand automatisieren können und wie einen einfachen Pantarey-Prozess erstellen.

Anwendungsfall: Automatisierter Dokumentenversand

Angenommen, es müssen regelmäßig vertrauliche Dokumente versenden: Etwa Verträge, Laborberichte oder andere sensible Dateien.
E-Mails mit Anhängen sind unsicher, kompliziert und oft nicht DSGVO‑konform. Hier kommt TeamBeam ins Spiel:
Es überträgt Dateien verschlüsselt, nachverfolgbar und benutzerfreundlich. Ganz ohne klassische E-Mail-Anhänge.

Mit der Integration in Pantarey wird der kompletten Prozess. Beispielsweise: 1. Der Benutzer startet den Workflow. 2. Dateien werden hochgeladen. 3. Empfänger werden angegeben. 4. Pantarey übergibt alles an TeamBeam. 5. Der Versand erfolgt automatisch und sicher.

Warum das wichtig ist

  • Sicher und DSGVO-konform: Alle Dateien werden verschlüsselt übertragen.
  • Zeit sparen: Kein manuelles Hochladen oder Kopieren von Empfängern.
  • Nachvollziehbar: TeamBeam liefert Versandstatus, Protokolle und Empfangsbestätigungen.
  • Automatisierbar: In Pantarey lässt sich der Versand als Teil jedes beliebigen Prozesses einbauen.

Voraussetzungen

  • TeamBeam-Zugang
  • Der Service ist im Standardumfang von Pantarey enthalten. Keine Zusatzkosten oder Einrichtung notwendig.

Schnellstart: Vorlage verwenden

Für diesen Anwendungsfall gibt es eine fertige Vorlage in Pantarey.
Diese findet sich in Pantarey unter:
➡️ Vorlagen → TeamBeam-Versand

Die Vorlage wird geöffnet, die Zugangsdaten werden eingegeben, und es kann direkt gestartet werden.

Schritt für Schritt (ohne Vorlage)

  1. Prozess anlegen: Es wird ein einfachen Prozess mit einem Start‑Event für den Benutzer.
    Der Benutzer lädt das Dokument hoch und gibt die Empfänger an.

  2. Service Task „TeamBeam“ können hinzugefügt werden:
    Der TeamBeam‑Service‑Task und und konfiguriert mit Benutzer, Passwort und Zielordner.

  3. Fehlerbehandlung einbauen:
    Falls der Versand fehlschlägt (z. B. durch fehlende Berechtigung oder Timeout), kann der Prozess automatisch eine Benachrichtigung senden oder in einen manuellen Schritt wechseln.

  4. TeamBeam‑Response speichern:
    Die Antwort wird gespeichert (z. B. Download‑Links oder Status) in dem Datensatz – so bleibt der Versand nachvollziehbar.

  5. Prozess abschließen:
    Der Workflow endet nach erfolgreichem Versand. Optional kann dem Benutzer eine Erfolgsmeldung angezeigt werden.

  6. Glücklich sein 🎉

Best Practices

  • Dynamischer Betreff und Beschreibung: Mitteilungen werden personalisiert über Platzhalter im Service‑Task.
  • Zugangsdaten sicher verwalten: Benutzername und Passwort werden als Secrets .
  • Fehlerbehandlung können hinzugefügt werden: Response‑Codes und wird dem Benutzer ggf. eine Fehlermeldung angezeigt.
  • Antwort speichern: Versand‑IDs oder Links für spätere Nachvollziehbarkeit.
  • Business‑Label vergeben: Bspw. der Dateiname verknüpft mit dem Empfänger

FAQ – Häufige Fragen zum DSGVO-konformen Versand mit TeamBeam

Wie funktioniert der automatische Versand über Pantarey? Pantarey ruft die TeamBeam-API auf, überträgt die Datei verschlüsselt und erhält eine Versandbestätigung zurück. Der gesamte Ablauf erfolgt ohne manuelle Zwischenschritte.

Kann ich den Versand planen oder zeitverzögert ausführen? Ja, über BPMN-Workflows in Pantarey lässt sich der Versand zeitgesteuert oder abhängig von Bedingungen (z. B. Freigabe oder Statusänderung) auslösen.

Wie stelle ich sicher, dass die Dateien DSGVO-konform versendet werden? TeamBeam nutzt verschlüsselte Übertragung (TLS) und speichert Daten nur temporär auf europäischen Servern. Pantarey übermittelt ausschließlich die erforderlichen Versanddaten

Kann ich mehrere Empfänger angeben?
Ja, Beliebig viele Empfänger können hinzugefügt werden – mit „to“, „cc“ oder „bcc“.

Werden E‑Mail-Anhänge direkt verschickt?
Nein. TeamBeam sendet sichere Download‑Links. Es werden keine sensiblen Anhänge übertragen.

Kann ich eigene Textvorlagen für den Versand nutzen? Ja, Betreff und Nachrichtentext dynamisch befüllen – etwa mit Variablen aus Pantarey-Prozessen (z. B. Name, Kundennummer, Dokumenttyp).

Was passiert, wenn der Versand fehlschlägt? Pantarey erkennt Fehlermeldungen der API automatisch. Im Prozess kann ein alternativer Pfad (z. B. „Manuelle Nachbearbeitung“) definieren.

Brauche ich einen eigenen TeamBeam-Account? Ja, für den Versand wird ein gültigen TeamBeam-Zugang. Diese werden in Pantarey hinterlegt.

Kann Pantarey auch andere Versanddienste integrieren? Ja, neben TeamBeam sind weitere Service-Tasks verfügbar, z. B. E-Post, Microsoft 365, S3-Upload oder E-Mail-Versand.

Glossar

TeamBeam
Ein Cloud-Dienst zum sicheren Datenaustausch. Dateien werden verschlüsselt übertragen, ohne klassische E-Mail-Anhänge.

DSGVO
Datenschutz-Grundverordnung der EU. Regelt den Schutz personenbezogener Daten.

BPMN
Business Process Model and Notation: Ein internationaler Standard zur Modellierung von Geschäftsprozessen. Geschäftsabläufe werden in Pantarey darüber abgebildet.

Service-Task
Automatisierte Aktivität in Pantarey-Prozessen, die externe Systeme (z. B. TeamBeam, Microsoft 365) ansteuert.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Daten sind so verschlüsselt, dass nur Sender und Empfänger Zugriff haben.