Zum Inhalt

🧭 Kurzanleitung: Post digital versenden mit dem DHL Hybridbrief (E-Post)

Überblick

Diese Kurzanleitung zeigt, wie mit Pantarey Briefe direkt aus Geschäftsprozessen verschicken. Ganz ohne Drucker oder Postweg. Ob Rechnungen, Mahnungen oder Serienbriefe: Pantarey übergibt Dokumente automatisch an die Deutsche Post, wo sie gedruckt, kuvertiert und zugestellt werden. So wird der klassische Briefversand Teil digitaler Abläufe – sicher, bequem und vollständig automatisiert.

Anwendungsfall

Der Hybridbrief von DHL/Post ermöglicht es, physische Briefe direkt digital zu beauftragen. Pantarey automatisiert diesen Prozess vollständig: Ein Dokument wird als PDF generiert, an die API der Deutschen Post übermittelt und dort als echter Brief gedruckt, kuvertiert und zugestellt. Damit entfällt das manuelle Drucken, Kuvertieren und Frankieren -- ideal für wiederkehrende oder automatisierte Geschäftsprozesse.

Warum das wichtig ist

  • Zeitersparnis: Kein manueller Druck, keine Postwege mehr notwendig
  • DSGVO‑konform: Der gesamte Versand erfolgt über zertifizierte Prozesse der Deutschen Post
  • Nahtlos integriert: Automatische Einbindung in BPMN‑Prozesse von Pantarey
  • Flexibel: Einsetzbar für beliebige Dokumente: Rechnungen, Mahnungen, Benachrichtigungen oder Verträge

Voraussetzungen

Hybridbrief Premium-Task: Der Versand erfolgt über eine Add-on-Funktion von Pantarey und ist nicht im Basisumfang enthalten.

Info

Es ist kein eigener Vertrag mit der Deutschen Post oder DHL notwendig – Pantarey übernimmt den kompletten Versandprozess im Hintergrund. Es muss lediglich den entsprechenden Service-Task „Hybridbrief senden“ in Pantarey bestellen und in Ihrem Prozess einsetzen.

Schnellstart: Vorlage verwenden

➡️ Vorlagen → Dokumentenversand → DHL Hybridbrief

Diese Vorlage enthält bereits alle Schritte: - Erzeugung eines PDF‑Dokuments aus den Prozessdaten - Übergabe an den Service‑Task „Hybridbrief senden" - Logging des Versandstatus im Prozess

Lediglich die Zugangsdaten und optional den Absendernamen im Konfigurationsfeld an.

Schritt für Schritt (ohne Vorlage)

  1. PDF erzeugen: Im Prozess wird einen Service‑Task zur Dokumentenerstellung ein.
  2. API‑Task hinzufügen: Der Service‑Task‑Typ „Hybridbrief senden".
  3. Zugangsdaten hinterlegen: Im Task‑Konfigurationsfeld Ihre DHL‑API‑Credentials ein.
  4. Versandparameter definieren: Empfängeradresse, Absender und Layoutoptionen (z. B. Duplexdruck).
  5. Status prüfen: Nach Ausführung wird der Versandstatus automatisch im Prozess‑Log gespeichert.

Best Practices

  • Der Versand zunächst mit Sandbox‑Zugangsdaten der Deutschen Post.
  • Eigene Briefpapier‑Vorlagen für ein professionelles Erscheinungsbild.
  • Der Versand mit Bedingungen (z. B. Versand nur bei status = „überfällig").

FAQ - Häufige Fragen zum digitalen DHL E-Post Versand mit Pantarey

Wird einen eigenen Vertrag mit der Deutschen Post oder DHL?

Nein. Pantarey übernimmt den gesamten Versandprozess als Dienstleister. Keine separate Registrierung bei der Deutschen Post – alles läuft über den Pantarey-Account.

Welche Kosten entstehen beim Versand?

Für jeden versendeten Brief fallen Porto- und Servicekosten an. Diese werden transparent über Pantarey abgerechnet, ganz ohne zusätzliche Verträge oder Mindestmengen. Mehr Informationen hierzu im Übersichtsblatt.

Kann den Versand vorab testen?

Ja. Über ein Testmodus kann der Versand getestet werden. Die Briefe werden dann an eine E-Mail Adresse als Anhang gesendet. Dort können diese geprüft werden.

Welche Dokumente Kann versenden?

Grundsätzlich alle PDF-Dokumente: Etwa Rechnungen, Mahnungen oder Infobriefe.

Kann auch internationale Briefe versenden?

Ja, die Deutsche Post unterstützt internationale Sendungen. Zusätzliche Kosten können anfallen. Der entsprechenden Ländercode im Service-Task anzugeben.

Wie wird der Versandstatus dokumentiert?

Briefsendungen erhalten eine eindeutige Kennzeichnung. Diese können über einen Service-Task in Pantarey abgefragt werden.

Wie sicher ist der Versand?

Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und ausschließlich in Deutschland verarbeitet. Der Versand erfolgt nach den Sicherheitsstandards der Deutschen Post.

Wird eigene Infrastruktur?

Nein.

Kann eigene Briefpapiere oder Logos verwenden?

Ja. Beliebige PDF-Datein versenden. Auch solche die über Pantarey selbst generiert wurden.