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Vorgangskennung

Übersicht

Die Vorgangskennung dient zur eindeutigen Identifikation von Aktivitäten innerhalb eines Prozesses. Sie erleichtert die Nachverfolgung im Prozess-Explorer und sorgt für bessere Übersichtlichkeit bei der Prozessausführung.

Kurz zusammengefasst

Eine Vorgangskennung wird pro Aktivität vergeben und kann dynamische Platzhalter enthalten, die zur Laufzeit durch tatsächliche Werte ersetzt werden. Dadurch wird jede Prozessinstanz eindeutig identifizierbar – zum Beispiel „Rechnung Nr. 12345 für Max Mustermann".

Warum das hilfreich ist

Gut gewählte Vorgangskennungen machen Prozesse transparent und nachvollziehbar. Im Prozess-Explorer wird sofort klar, welcher konkrete Vorgang (z. B. welche Rechnung) gerade bearbeitet wird.

Vorteile

  • 🔍 Nachverfolgbarkeit: Jede Prozessinstanz wird eindeutig identifiziert
  • 📊 Übersichtlichkeit: Im Prozess-Explorer wird sofort ersichtlich, um welchen konkreten Vorgang es geht
  • 🎯 Filterbarkeit: Vorgänge können nach bestimmten Kennungen durchsucht werden

Vorgangskennung definieren

Im Prozess Designer anlegen

  1. Prozess Designer öffnen.
  2. Eine Aktivität (z. B. User Task oder Service Task) auswählen.
  3. In den Properties das Feld „Vorgangskennung" finden.
  4. Eine aussagekräftige Kennung mit oder ohne Platzhalter eingeben.
  5. Prozess speichern und deployen.

Wo wird die Vorgangskennung angezeigt?

Die Vorgangskennung erscheint im Prozess-Explorer, in der Aufgabenliste und in Benachrichtigungen. Sie hilft dabei, den Kontext einer Aktivität sofort zu erfassen.

Platzhalter verwenden

Syntax

Platzhalter werden im Format $(pfad.zum.attribut) verwendet und zur Laufzeit durch die entsprechenden Werte aus den Prozessdaten ersetzt.

Beispiele:

$(customer_id)
$(invoice_number)
$(invoice_recipient.name)
$(order.order_date)

Typische Anwendungsfälle

Szenario Vorgangskennung Ergebnis zur Laufzeit
Rechnungsfreigabe Rechnung Nr. $(invoice_number) Rechnung Nr. 12345
Kundenantrag Antrag von $(customer.name) Antrag von Anna Müller
Bestellung Bestellung $(order_id) vom $(order_date) Bestellung 9876 vom 2026-01-14
Genehmigung Freigabe für $(document.title) Freigabe für Urlaubsantrag März

Best Practices

Klare und eindeutige Bezeichnungen

Kennungen sollten verwendet werden, die auf einen Blick vermitteln, worum es geht:

  • ✅ Gut: $(invoice_number)
  • ❌ Schlecht: Vorgang E-Mail

Kurz und prägnant halten

Lange Kennungen werden in Listen und Übersichten abgeschnitten:

  • ✅ Gut: Antrag $(applicant.name)
  • ❌ Zu lang: Urlaubsantrag von Mitarbeiter $(applicant.firstname) $(applicant.lastname) aus der Abteilung $(department.name) für den Zeitraum $(start_date) bis $(end_date)

Template-Funktionen nutzen

Für komplexere Formatierungen können Template-Funktionen verwendet werden:

$uppercase($(customer.name)) - RG-$(invoice_number)

Ergebnis: MÜLLER GMBH - RG-12345

Beispiele aus der Praxis

Rechnungsworkflow

Vorgangskennung:

Rechnung $(invoice_number) - $(invoice_recipient.name)

Anzeige im Explorer:

Rechnung 2026-0123 - Müller GmbH

Urlaubsantrag

Vorgangskennung:

Urlaub $(employee.name): $(start_date) - $(end_date)

Anzeige im Explorer:

Urlaub Anna Schmidt: 15.03.2026 - 29.03.2026

Bestellprozess

Vorgangskennung:

Bestellung $(order_number) von $(customer.company)

Anzeige im Explorer:

Bestellung BST-2026-456 von TechCorp GmbH

Dokumentenfreigabe

Vorgangskennung:

Freigabe: $(document.title)

Anzeige im Explorer:

Freigabe: Jahresabschluss 2025

Troubleshooting

Platzhalter wird nicht ersetzt

Ursache: Der Pfad zum Attribut ist falsch oder das Attribut existiert nicht

Lösung: - Prüfe den Pfad zum Attribut in den Prozessdaten - Es wird verwendet die korrekte JSONata-Syntax: $(pfad.zum.wert) - Im Prozess-Designer können die verfügbaren Attribute einsehen

Vorgangskennung wird nicht angezeigt

Ursache: Vorgangskennung ist leer oder nicht gesetzt

Lösung: - Stelle sicher, dass das Feld „Vorgangskennung" ausgefüllt ist - Deploy den Prozess neu, damit die Änderungen wirksam werden

Kennung ist abgeschnitten

Ursache: Die Kennung ist zu lang für die Anzeige

Lösung: - Kürze die Kennung auf maximal 50-60 Zeichen - Die wichtigsten Informationen an den Anfang

FAQ – Häufige Fragen zur Vorgangskennung

Ist die Vorgangskennung Pflicht?
Nein, aber sie wird dringend empfohlen. Ohne Vorgangskennung ist die Nachverfolgung im Prozess-Explorer deutlich schwieriger.

Kann ich mehrere Platzhalter verwenden?
Ja, können beliebig viele Platzhalter kombinieren: $(field1) - $(field2) - $(field3)

Was passiert, wenn ein Platzhalter leer ist?
Der Platzhalter wird durch einen leeren String ersetzt. Das Ergebnis könnte dann z. B. so aussehen: Rechnung - Müller GmbH (beachte die doppelte Leerstelle).

Kann ich die Vorgangskennung nachträglich ändern?
Ja, im Prozess Designer. Die Änderung wirkt sich auf neu gestartete Prozessinstanzen aus, nicht auf bereits durchgelaufenen.

Werden Vorgangskennungen in Berichten angezeigt?
Ja, Vorgangskennungen können in Auswertungen und Berichten verwendet werden, um Vorgänge eindeutig zu identifizieren.

Kann ich HTML oder Sonderzeichen verwenden?
Grundsätzlich ja, aber es wird empfohlen, nur alphanumerische Zeichen, Leerzeichen und gängige Sonderzeichen (Bindestrich, Unterstrich) zu verwenden.

Sind Vorgangskennungen eindeutig?
Nein, die Eindeutigkeit wird nicht technisch erzwungen. Es liegt in der Verantwortung, eindeutige Kennungen zu verwenden (z. B. durch IDs oder Nummern).

Zusammenhang mit anderen Funktionen

Prozess-Explorer

Im Prozess-Explorer werden Vorgangskennungen prominent angezeigt und erleichtern die Suche und Filterung nach bestimmten Vorgängen.

Benachrichtigungen

In automatischen E-Mail-Benachrichtigungen kann die Vorgangskennung verwendet werden, damit Empfänger sofort wissen, um welchen Vorgang es geht.

Auswertungen

Vorgangskennungen können in Auswertungen und Reports verwendet werden, um Prozessinstanzen eindeutig zu referenzieren.

Nächste Schritte