Dokumente DSGVO-konform versenden (TeamBeam)

Der Service Task „Dokumente DSGVO-konform versenden (TeamBeam)“ überträgt sensible Unterlagen über die TeamBeam-Plattform. Die Dateien werden verschlüsselt bereitgestellt und Empfänger:innen erhalten einen sicheren Download-Link.

Input-Parameter

Die folgenden Felder benötigst du als Eingabe für den Task:

{
  "host": "pro.teambeam.de",
  "accessHost": "sension.teambeam.pro",
  "adminUnit": "sension",
  "credentials": {
    "email": "laborbefund@sension.eu",
    "password": "••••••••"
  },
  "fileReferences": [
    "s3://secure-bucket/reports/laborbefund.pdf"
  ],
  "receivers": [
    {
      "email": "peter.velten@pantarey.io",
      "name": "Peter Velten",
      "type": "to"
    }
  ],
  "subject": "Laborbefund für Ihr Patientenportal",
  "description": "Der Befund steht Ihnen DSGVO-konform über TeamBeam zum Download bereit.",
  "folderId": "5976"
}

Erläuterung:

host, accessHost: Zielinstanz von TeamBeam sowie Zugangsdomäne für Empfänger:innen.
adminUnit: Zuordnung der sendenden Organisation.
credentials: Anmeldedaten für den Service-Account (verwende möglichst App-Passwörter).
fileReferences: Verweise auf die zu sendenden Dateien aus deinem Prozess.
receivers: Liste der Empfänger:innen samt Namen und Zustellart (to, cc, bcc).
subject, description: Begleittexte, die TeamBeam im Versand nutzt.
folderId: Zielordner innerhalb von TeamBeam, falls strukturiert abgelegt werden soll.

Output

Der Task liefert einen Status zum Transfer und nennt Empfänger:innen sowie bereitgestellte Dateien.

{
  "status": 200,
  "transferStatus": "ok",
  "recipients": [
    {
      "email": "peter.velten@pantarey.io",
      "status": "delivered"
    }
  ],
  "files": [
    {
      "name": "laborbefund.pdf",
      "size": 523812
    }
  ],
  "reservationToken": "TB-RES-8f2c1d",
  "host": "pro.teambeam.de",
  "receivers": [
    {
      "email": "peter.velten@pantarey.io",
      "accessLink": "https://sension.teambeam.pro/download/TB-RES-8f2c1d"
    }
  ]
}

Erläuterung:

transferStatus: Ergebnis der Übertragung (ok steht für erfolgreich).
recipients: Empfangsstatus pro Empfänger:in.
files: Übersicht der bereitgestellten Dateien.
reservationToken: Referenz für TeamBeam, z. B. zur Protokollierung.
receivers: Enthält die erzeugten Download-Links.

JSONata-Beispiele

{
  "fileReferences": $.documents.("s3://secure-bucket/" & filePath),
  "receivers": $.recipients.{
    "email": email,
    "name": name,
    "type": $exists(cc) and cc = true ? "cc" : "to"
  },
  "subject": "Sichere Übertragung für " & $.caseId,
  "description": "Hallo " & $.recipients[0].name & ", Ihr Dokument steht über TeamBeam bereit.",
  "folderId": $.teambeam.folderId
}

Hinweise

Übermittle nur die wirklich benötigten personenbezogenen Daten, um Datenschutzanforderungen einzuhalten.
Hinterlege das TeamBeam-Passwort im Secret-Store und referenziere es sicher.
Informiere Empfänger:innen vorab, damit sie den TeamBeam-Link einordnen können.

Tipp

Teste deine JSONata-Ausdrücke im JSONata Playground und prüfe anschließend im Prozesslauf die erzeugten Links.