Prozesse erstellen
Überblick: Was ist ein Prozess – und wann lege ich selbst einen an?
Pantarey nutzt Prozesse, um wiederkehrende Abläufe im Unternehmen strukturiert und automatisiert abzubilden. Ein Prozess beschreibt, wie Aufgaben, Entscheidungen und Datenflüsse organisiert sind – vom Start bis zum Ergebnis.
Was ist ein Prozess?
Ein Prozess besteht aus einzelnen Schritten, die in einer logischen Abfolge modelliert sind. Diese Schritte werden in Pantarey mithilfe von BPMN (Business Process Model and Notation) grafisch dargestellt. Mehr zur BPMN-Spezifikation
Zu den typischen Bestandteilen gehören:
- Benutzeraufgaben: z. B. ein Formular ausfüllen oder einen Antrag prüfen.
- Automatisierte Aufgaben: z. B. E-Mails versenden oder Daten speichern.
- Entscheidungen: z. B. Genehmigt/Abgelehnt oder Betrag > 1 000 €.
Besonders wichtig in Pantarey: Prozesse können direkt auf Daten zugreifen und diese manipulieren. So entsteht ein durchgängiges System – von der Eingabe bis zur Datenspeicherung und Analyse.
Wann sollte ein neuer Prozess angelegt werden?
Ein eigener Prozess lohnt sich, wenn:
- ein wiederkehrender Ablauf automatisiert werden soll,
- mehrere Personen Aufgaben zugewiesen bekommen,
- Entscheidungen auf Basis von Eingaben oder Daten getroffen werden,
- mehr Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Standardisierung erreicht werden sollen.
Typische Einsatzbeispiele
| Anwendungsfall | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnungsstellung | Vom Eingang der Bestellung bis zum Rechnungsversand. |
| Urlaubsantrag | Formular ausfüllen, Genehmigung durch Vorgesetzte, Speicherung. |
| Bestellprozess | Artikel anfordern, Freigabe, Weitergabe an den Einkauf. |
| Angebotsanfrage | Kundenanfrage, interner Review, Angebot generieren. |
| Mitarbeiter-Onboarding | Aufgabenlisten, IT-Zugänge, Vertragsunterlagen sammeln. |
| Qualitätsprüfung | Prüfprotokolle, Abweichungsentscheidungen, Dokumentation. |
Wer legt Prozesse an?
Das Erstellen und Pflegen von Prozessen übernehmen in der Regel speziell berechtigte Personen (z. B. „Prozessdesigner:innen“).
Normale Benutzer:innen starten Prozesse (z. B. durch ein Formular) oder bearbeiten Aufgaben, die ihnen im Alltag zugewiesen werden. Pantarey sorgt dafür, dass nur relevante Aufgaben und Startpunkte sichtbar sind – gesteuert durch das integrierte Rechtesystem.
Im nächsten Abschnitt erfährst du, wie ein neuer Prozess technisch angelegt und modelliert wird – inklusive Formularanbindung und erster Aufgaben.