Beispielprozess: Interner Freigabe-Workflow

In diesem Kapitel siehst du anhand eines konkreten Beispiels, wie ein vollständiger Prozess in Pantarey modelliert wird. Ziel ist es, verschiedene BPMN-Aktivitäten in einem sinnvollen Zusammenhang darzustellen – vom Start bis zur E-Mail-Benachrichtigung.

Ziel des Prozesses

Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter beantragt eine Investition. Der Antrag durchläuft zwei mögliche Genehmigungsschritte – abhängig vom Betrag. Nach der finalen Freigabe wird automatisch eine E-Mail zur Bestätigung versendet.

Der Ablauf eignet sich beispielsweise für:

Investitionsanträge.
Kostenfreigaben.
Interne Bedarfsanforderungen.

Start: Benutzerstart mit Formular

Der Prozess wird manuell durch die antragstellende Person ausgelöst. Dafür kommt ein Benutzerstart-Event zum Einsatz.

Einstellungen im Start-Event:

Name: Investition beantragen.
Formular: Automatisch aus dem Datenschema Investitionsantrag generiert.
Ausführender: Aktuelle Benutzerin bzw. aktueller Benutzer.

Hinweis: Wie Datenstrukturen angelegt werden, erläutert das Kapitel Datenstrukturen erstellen.

Entscheidung: Höhe des Betrags prüfen

Nach dem Start prüft ein exklusives Gateway (XOR), ob der beantragte Betrag über 1 000 € liegt.

Pfad 1: Betrag > 1 000 € → Zwei Genehmigungen notwendig.
Pfad 2: Betrag ≤ 1 000 € → Eine Genehmigung ausreichend.

Benutzeraufgabe 1: Genehmigung durch Vorgesetzte

Im ersten Schritt erfolgt die Freigabe durch die direkte Führungskraft.

Einstellungen:

Aufgabe: Freigabe durch Vorgesetzte.
Benutzergruppe: Teamleitung.
Eingabe: Ja/Nein-Entscheidung im Formular.

Benutzeraufgabe 2: Genehmigung durch Geschäftsführung

Nur bei Beträgen über 1 000 € wird eine zusätzliche Genehmigung durch die Geschäftsführung eingeholt.

Einstellungen:

Aufgabe: Freigabe durch Geschäftsführung.
Benutzergruppe: GF.
Formular: Gleicher Datensatz zur Einsicht.

Benutzergruppen legst du im Bereich Verwaltung fest.

Service Task: E-Mail versenden

Am Ende des Prozesses wird eine E-Mail verschickt – beispielsweise zur Bestätigung.

Einstellungen:

Service: E-Mail senden.
Empfänger: {{ besteller.email }}.
Betreff: Dein Antrag wurde genehmigt.
Inhalt: Dynamische Texte sind per JSONata möglich.

Zusammenfassung

Benutzerstart löst den Prozess aus.
Exklusives Gateway steuert, wie viele Genehmigungen notwendig sind.
Benutzeraufgaben holen die Freigaben ein.
Ein Service Task informiert automatisch per E-Mail.

Dieser Aufbau lässt sich leicht an individuelle Freigabeprozesse anpassen – etwa durch zusätzliche Prüfschritte oder weitere Benachrichtigungen.